當前位置

首頁 > 勵志文案 > 職場勵志 > 職場人必修的開會技巧

職場人必修的開會技巧

推薦人: 來源: 閱讀: 3.07W 次

職場人開會也是有技巧的,那麼有哪些開會的技巧是值得我們去學習的呢?下面是本站小編爲大家收集的關於職場人必修的開會技巧,歡迎大家閱讀!

職場人必修的開會技巧

層教練弗洛朗斯·加可麥提(FlorenceGiacometti)說,“領導層抱怨最多的是參與者不夠真誠,每個人只爲自己說話。其次缺乏前期準備和精力投入,還有就是所謂的敏感問題。”

結果,大多數會議變成了主持人的獨角戲,得到的反饋只是順從或是反對,當然前提是參與者沒有自顧自玩手機……“所以,問題的關鍵是找到一個方法能夠把‘我’變成‘我們’,最大化加強每個人的存在感,發掘集體智慧。”管理研究學院創始人貝納爾·瑪麗·西蓋(Bernard Marie Chiquet)說。

建立非防禦性的開放氛圍

一般來說,10位與會人員中有3位性格外向,善於壟斷話語權;3位謹言慎行,嘗試發表意見;另外4位則沉默不語。“每個人其實有很多話想說,但卻說不出口,”貝納爾·瑪麗·西蓋說,“這直接導致他們的無能和拒絕參與,而真正原因就是缺乏一位能夠給予每個人發言機會的明智領導。”

1958年美國心理學家威爾·舒茨(Will Schutz)提出個人在集體中的3大需求:參與需求(感覺到自己的位置)、控制需求(感覺到自己有影響力)和開放需求(能夠和他人建立親密聯繫)。

如果這些需求沒有被滿足,它們就會轉變成恐懼:害怕不再屬於集體、害怕自己的能力不被承認、害怕提出可能被集體批判的觀點。所以,每個人都是依賴他人和會議進程使自己的觀點變得有價值。

■這樣做:

可以向非暴力溝通工作坊(CNV)借鑑一些經驗:尊重發言順序,不隨意插話;敢於說“我”,而不是用“大家”和“你”來開頭;不受任何批評和判斷的影響,發表自己的意見;認真聆聽別人的發言,不主觀推斷言外之意。

這些建議能夠幫助擺脫侵略性或防禦性的態度,建立和諧熱情的'氛圍。不過看起來簡單,做起來可不容易。

讓每個人感到自己受歡迎

有時候,參與者會感覺事不關己,“因爲他們不理解自己出席的意義,”弗洛朗斯說,“他們被叫去開會,沒有被告知會議流程,因此無法根據各自的職能選擇參與的時機。所以,沒有人會真正地參與其中,這讓每個人都很沮喪。”

有時候,討論的話題會混雜一氣,“這其實是會議策略(大的方向)、操作(執行)、人際關係的紊亂,因爲每個人利用時間和辦事的風格都不同”,貝納爾說,“所以看起來似乎會議有了進展,但是實際上什麼結論都沒有達成。”

每個人都害怕衝突,領導層怕自己的管理能力因此受到質疑,員工怕自己被解僱,所以與會者總是討論無關緊要的事,對棘手的實質問題避而不談。

■這樣做:

先要從基礎的做起:給每位與會者發郵件,闡明每個人必須到場的原因;然後制定會議流程,讓每個人都清楚自己參與每一個環節的目的:通知同事消息?蒐集想法?給予幫助還是做出決策?標明會議各個環節的目的能讓參與者的工作更明確。

然後應該召開“管理會議”,類似於打掃衛生,目的就是分清工作關係。諮詢師發現80%的人際危機來自不發表意見。人際關係的問題表面上由同事間的爭吵來體現,實際上真正的問題是組織的混亂。

“管理會議”能夠消除人際緊張,讓每個人感到自己受歡迎。具體來說,就是每月將與會者召集一次,讓他們談談自己遇到的阻礙,當然這也要遵守發言順序。

“聽的人不能對發言的人說的話發表意見或展開討論。”貝納爾·瑪麗·西蓋說。一個人的勇氣會感染其他人。慢慢地,心底的怨恨就會化爲新的能量,共同找到解決方法,真正地去討論問題還能讓接下來的會議更加流暢。

做出高度生態的好決定

“管理層總是認爲應該自己做決定,”弗洛朗斯·加可麥提說,“有時他們寧可不做決定也不願意自己的決定受到別人的抨擊。”

而太多高層爲找尋最佳解決方法而筋疲力盡,也不願去找一個實際可行的方法,在操作中再來改進。有些團隊則是爲決定而決定,而不是等待問題成熟後再判斷。

■這樣做:

一個好的決定是“高度生態”的,也就是說對參與者有益,對公司有益,對其涉及的整體環境也有益。意識到這點能夠改變決策者的視野。“與其決定孰是孰非,不如接受反對意見,增加自己看問題的角度”。

實際操作:不貶低別人的發言(“我不同意”),而是在集體的意見上增加自己的看法。到了決策的時候,與其少數服從多數,不如達成一致意見。具體來說,讓每位與會者發表對這個決定的看法。如果有意見,歡迎他們發表,然後集體共識就會慢慢達成了。